Αναλαμβάνουμε συγκεκριμένες εργασίες back office που απαιτούν συνέπεια, παρακολούθηση και σωστή διαχείριση πληροφορίας, ώστε η επιχείρησή σας να μπορεί να επικεντρώνεται εκεί που έχει μεγαλύτερη αξία.
Από την καταχώρηση δεδομένων και την οργάνωση εγγράφων έως την παρακολούθηση εργασιών και την προετοιμασία αναφορών, η υποστήριξη προσαρμόζεται στις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.
Λίστες, αρχεία και πληροφορίες χρειάζονται συνεχή ενημέρωση και έλεγχο.
Αρχεία φτάνουν από διαφορετικές πηγές και πρέπει να ταξινομούνται και να παραμένουν εύκολα προσβάσιμα.
Εργασίες, αιτήματα και προθεσμίες μπορεί να χαθούν όταν δεν υπάρχει συστηματική παρακολούθηση.
Τα διαθέσιμα δεδομένα χρειάζονται συγκέντρωση και οργάνωση πριν μπορέσουν να χρησιμοποιηθούν σε μια αναφορά ή απόφαση.
Το ζητούμενο δεν είναι απλώς να ολοκληρώνονται εργασίες. Είναι να εκτελούνται με σταθερό τρόπο και να παραμένει σαφές τι έχει γίνει, τι εκκρεμεί και τι ακολουθεί.
Η υποστήριξη οργανώνεται γύρω από συγκεκριμένες επαναλαμβανόμενες ανάγκες, με σαφές αντικείμενο και συμφωνημένο τρόπο διαχείρισης.
Καταχωρούμε και οργανώνουμε πληροφορίες σε συμφωνημένα αρχεία, συστήματα ή βάσεις δεδομένων, ακολουθώντας συγκεκριμένη δομή και διαδικασία.
Οργανώνουμε έγγραφα και επιχειρησιακές πληροφορίες ώστε να ακολουθούν συγκεκριμένη ταξινόμηση και να μπορούν να εντοπίζονται όταν χρειάζονται.
Παρακολουθούμε συμφωνημένες εργασίες, αιτήματα και προθεσμίες ώστε να υπάρχει σαφής εικόνα για όσα έχουν ολοκληρωθεί και όσα παραμένουν ανοιχτά.
Συγκεντρώνουμε και οργανώνουμε διαθέσιμα στοιχεία ώστε η επιχείρηση να λαμβάνει τακτική και κατανοητή εικόνα για τις πληροφορίες που χρειάζεται να παρακολουθεί.
Υποστηρίζουμε τις καθημερινές εργασίες που πραγματοποιούνται μέσα από τα ψηφιακά εργαλεία και τις διαδικασίες της επιχείρησης, σύμφωνα με τον συμφωνημένο τρόπο λειτουργίας.
Από τη στιγμή που μια πληροφορία, ένα αίτημα ή ένα αρχείο φτάνει στην επιχείρηση, ακολουθεί συγκεκριμένα στάδια μέχρι να ολοκληρωθεί η σχετική εργασία.
Έτσι, η καθημερινή εργασία δεν εξαρτάται μόνο από τη μνήμη ή από αποσπασματικές ενέργειες, αλλά ακολουθεί μια οργανωμένη και παρακολουθήσιμη διαδικασία.
Το αντικείμενο καθορίζεται με βάση τις πραγματικές ανάγκες και τον τρόπο που λειτουργεί η επιχείρηση. Ενδεικτικά, μια οργανωμένη διαδικασία μπορεί να έχει την ακόλουθη μορφή:
Η υπηρεσία σχεδιάζεται γύρω από συγκεκριμένες επαναλαμβανόμενες ανάγκες της επιχείρησης. Καθορίζουμε εξαρχής ποιες εργασίες αναλαμβάνονται, πώς εκτελούνται, ποια πληροφορία απαιτείται και με ποιον τρόπο παρακολουθείται η ολοκλήρωσή τους.
Γνωρίζετε ποιες εργασίες περιλαμβάνονται στην υποστήριξη.
Οι συμφωνημένες εργασίες ακολουθούν συγκεκριμένο τρόπο διαχείρισης.
Υπάρχει σαφής εικόνα για τις εργασίες που ολοκληρώθηκαν και τις εκκρεμότητες που παραμένουν.
Εξετάζουμε τις εργασίες που χρειάζονται συστηματική υποστήριξη.
Συμφωνούμε ποιες εργασίες περιλαμβάνονται και ποια στοιχεία απαιτούνται.
Καθορίζουμε τον τρόπο εκτέλεσης, παρακολούθησης και επικοινωνίας.
Ξεκινά η διαχείριση των συμφωνημένων εργασιών.
Αξιολογούμε την καθημερινή λειτουργία και προσαρμόζουμε το πλαίσιο όπου υπάρχει πραγματική ανάγκη.
Χωρίς ελάχιστη διάρκεια συνεργασίας.
Το μηνιαίο κόστος διαμορφώνεται ανάλογα με το αντικείμενο, τον όγκο και τη συχνότητα των εργασιών που αναλαμβάνονται.
Πριν από την έναρξη της συνεργασίας καθορίζονται οι εργασίες που περιλαμβάνονται, ο τρόπος διαχείρισής τους και το συμφωνημένο πλαίσιο υποστήριξης.
Εφόσον το αντικείμενο ή ο όγκος των εργασιών αλλάξει ουσιαστικά, το πλαίσιο και το κόστος της υποστήριξης επανεξετάζονται πριν ενταχθούν οι νέες ανάγκες στην υπηρεσία.
Η υποστήριξη μπορεί να περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως καταχώρηση και οργάνωση δεδομένων, διαχείριση εγγράφων και πληροφοριών, παρακολούθηση εργασιών και εκκρεμοτήτων, προετοιμασία αναφορών και υποστήριξη συμφωνημένων ψηφιακών διαδικασιών. Το ακριβές αντικείμενο καθορίζεται πριν από την έναρξη της συνεργασίας.
Όχι ακριβώς. Η υπηρεσία επικεντρώνεται στην οργανωμένη διαχείριση συγκεκριμένων επαναλαμβανόμενων εργασιών και επιχειρησιακών πληροφοριών μέσα σε ένα συμφωνημένο πλαίσιο. Στόχος είναι να υπάρχει σταθερός τρόπος εκτέλεσης, παρακολούθηση των εκκρεμοτήτων και σαφής εικόνα της προόδου.
Πριν από την έναρξη εξετάζουμε τις ανάγκες της επιχείρησης και συμφωνούμε ποιες εργασίες θα αναλαμβάνονται, ποια στοιχεία απαιτούνται, πόσο συχνά εκτελούνται και με ποιον τρόπο παρακολουθείται η ολοκλήρωσή τους.
Ναι, όπου αυτό είναι τεχνικά εφικτό και μπορεί να δοθεί η κατάλληλη και ασφαλής πρόσβαση. Πριν ενταχθεί ένα σύστημα στη διαδικασία υποστήριξης, εξετάζουμε τον τρόπο χρήσης του και τα δικαιώματα πρόσβασης που απαιτούνται.
Ναι. Αν αλλάξουν οι ανάγκες, ο όγκος ή η συχνότητα των εργασιών, μπορούμε να επανεξετάσουμε το συμφωνημένο πλαίσιο. Οποιαδήποτε ουσιαστική αλλαγή στο αντικείμενο ή στο κόστος συμφωνείται πριν ενταχθεί στη μηνιαία υποστήριξη.
Η υπηρεσία ξεκινά από €290 τον μήνα + ΦΠΑ. Το τελικό μηνιαίο κόστος εξαρτάται από το αντικείμενο, τον όγκο, τη συχνότητα και τις απαιτήσεις των εργασιών που συμφωνείται να αναλαμβάνονται.
Όχι. Η υπηρεσία παρέχεται σε μηνιαία βάση χωρίς ελάχιστη διάρκεια συνεργασίας. Το αντικείμενο και το κόστος της υποστήριξης συμφωνούνται πριν από την έναρξη και μπορούν να επανεξεταστούν εφόσον αλλάξουν ουσιαστικά οι ανάγκες ή ο όγκος των εργασιών.
Περιγράψτε μας τι χρειάζεται να παρακολουθείται, να ενημερώνεται ή να οργανώνεται σε σταθερή βάση. Θα εξετάσουμε το αντικείμενο και θα διαμορφώσουμε συγκεκριμένη πρόταση υποστήριξης.
